Was kostet KI-Workflow-Automatisierung in der Schweiz?

Bepreisen Sie drei Teile, nicht eine Zahl.

«Was kostet KI?» lässt sich erst sinnvoll beantworten, wenn die Arbeit benannt ist. Ein Workflow wie «Routineanfragen von Kunden aus der freigegebenen Wissensbasis beantworten und jeden Entwurf der verantwortlichen Person im Service senden» lässt sich bepreisen. «KI im Kundenservice einsetzen» nicht. Der erste Schritt ist derselbe, der entscheidet, ob sich der Workflow überhaupt lohnt: Beschreiben Sie den Auslöser, die Quellen, das Ergebnis und die Person, die es freigibt.

Ist der Workflow benannt, haben seine Kosten drei Teile. Der erste ist eine einmalige Umsetzung: Abgrenzung, Anbindung der Systeme, Aufbau der Schritte, Tests mit echten Beispielen und Einführung mit dem Team. Der zweite sind die laufenden Kosten nach dem Start: Modellnutzung, Connector- oder Automatisierungsabonnements, Hosting und Support. Der dritte wird leicht vergessen: die Zeit, die Ihr Team weiterhin für Prüfung, Freigaben und Ausnahmen aufwendet. Ein Angebot, das nur den ersten Teil abdeckt, ist noch kein Budget.

Was AIFAB verlangt, Angebot für Angebot.

AIFAB veröffentlicht für jedes Angebot Richtpreise in Schweizer Franken, damit ein erstes Gespräch von echten Zahlen ausgehen kann. Die Tabelle unten stammt aus denselben Angebotsdaten wie die Preisseite.

Zwei Regeln bestimmen, welche Zeile gilt. Ein Workflow, der mehrere Systeme umfasst oder dessen Umfang noch unsicher ist, beginnt mit einem Workflow Blueprint: einem kurzen, kostenpflichtigen Definitionsschritt, dessen Honorar an eine innerhalb der vereinbarten Frist unterzeichnete Umsetzung angerechnet wird. Vernetzte Arbeit über eine ganze Abteilung braucht einen Blueprint vor einem Operations Pack. Die Preise sind Richtwerte; das schriftliche Angebot bestätigt Umfang, Ausschlüsse, Steuern und allfällige Drittkosten, bevor die Arbeit beginnt.

Was einen Workflow innerhalb der Spanne nach oben oder unten bewegt.

Innerhalb einer Spanne folgt der Preis der Arbeit, nicht der Grösse des Unternehmens. Die wichtigsten Treiber sind vorhersehbar:

• Systeme und Zugriff: jedes zusätzliche System braucht eine Schnittstelle, Berechtigungen und Tests. Ein Workflow, der ein Postfach liest und in ein CRM schreibt, ist einfacher als einer, der zusätzlich ein ERP und eine Dokumentenablage berührt.
• Eingabequalität: saubere, einheitliche Eingaben lassen sich schneller automatisieren als gescannte Dokumente, Freitext-Ausnahmen oder Felder, die in verschiedenen Teams Unterschiedliches bedeuten.
• Ausnahmen: der Normalfall ist selten der teure Teil. Jede Ausnahme mit eigener Behandlung, eigener verantwortlicher Person oder eigener Nachricht erhöht den Aufwand für Entwurf und Tests.
• Freigabeschritte: eine einzelne Prüfung vor dem Versand ist etwas anderes als mehrere Freigaben mit Ablaufdatum, Stellvertretungen und Protokoll.
• Sprachen und Volumen: Entwürfe in mehreren Sprachen und ein hohes Tagesvolumen brauchen mehr Testfälle und eine engere Überwachung.
• Abnahmenachweise: wer vorab festlegt, welche Beispiele bestehen müssen, hält den Preis für beide Seiten ehrlich, weil «fertig» vor der Umsetzung definiert ist.

Ein grösseres Unternehmen bedeutet nicht automatisch einen höheren Preis, und ein kleines nicht automatisch einen tieferen. Ein klar abgegrenzter Workflow in einem grossen Unternehmen kann weniger kosten als ein verworrener Workflow in einem kleinen.

Planen Sie die laufenden Kosten von Anfang an.

Die laufenden Kosten hängen davon ab, wie oft der Workflow läuft und wie viel Text er verarbeitet. Modellnutzung wird meist nach Textmenge abgerechnet; ein Workflow, der kurze Antworten entwirft, kostet im Betrieb weniger als einer, der lange Verträge liest. Connector- und Automatisierungsabonnements, Hosting und Protokollierung kommen als planbarer Monatsbetrag hinzu.

Der Betrieb läuft in Konten, die Ihnen gehören, mit Ihren eigenen Zugangsdaten; so bleibt die Nutzung von Modellen und Plattformen für Sie sichtbar. Drittabonnements, Modellnutzung und Plattformgebühren werden getrennt vom Preis von AIFAB bestätigt. Der Support nach dem Start ist eine eigene Position: Care hält einen laufenden Workflow nützlich, wenn sich Regeln, Quellen und Systeme ändern, mit einem vereinbarten Support-Kontingent statt unbegrenztem Support. Lassen Sie sich jeden laufenden Kostenpunkt beim erwarteten Volumen schätzen, bevor Sie eine Umsetzung freigeben, und vereinbaren Sie, was bei wachsendem Volumen geschieht.

Vergleichen Sie die Kosten mit der Kapazität, die frei wird.

Der sinnvolle Vergleich stellt den Preis nicht null gegenüber, sondern der Zeit, die der Workflow zurückgibt. Zählen Sie die heutige Bearbeitungszeit, die Bearbeitungszeit nach der Automatisierung einschliesslich Prüfung und die Anzahl Fälle. Rechnen Sie mit 52 Wochen pro Jahr und ziehen Sie die laufenden Kosten ab.

Der ROI Calculator führt dieselbe Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen durch und trennt Kapazitätswert von Geldersparnis. Betrachten Sie das Ergebnis als Ausgangspunkt für das Gespräch, nicht als Prognose.

Fangen Sie klein genug an, um schnell zu entscheiden.

Der günstigste Fehler ist der, der vor der Umsetzung erkannt wird. Eine kostenlose 45-minütige Triage Clinic prüft einen dokumentierten Workflow und zeigt Ihnen, ob er sich eignet, was er ungefähr umfassen würde und welches Angebot passt. Lautet die Antwort «noch nicht», haben Sie eine Stunde investiert, kein Projektbudget.

Bringen Sie einen Workflow mit, dazu die verantwortliche Person, die beteiligten Systeme und ein ungefähres Monatsvolumen. Ein geschwärztes Beispiel genügt für den Anfang. Von dort aus hält ein fester Umfang mit schriftlichen Ausschlüssen den Preis planbar, und der Workflow Fit Checker hilft Ihnen bei der Vorbereitung.